Как выставить счет на оплату от ип и ооо по безналу. Как заполнить онлайн счет на оплату Как заполнить счет
Люди постоянно совершают покупки. Иногда для этого достаточно просто внести деньги в кассу. Но бывают случаи, когда нужно выписать счет на оплату. Что это за документ и когда возникает необходимость его оформления?
Расчеты между сторонами
Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.
В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.
Расчеты с физическими лицами
Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге. В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора. Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями. В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.
Вид документа
Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.
Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:
- Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
- Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
- Данные о приобретаемом товаре или услуге.
- Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.
Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.
Формирование бланка
Есть компании, которым часто приходится выписывать счет на оплату. Бланк такого документа всегда должен быть под рукой. Это надо для того, чтобы сэкономить время и быть уверенным в правильности его составления. Обычно этот документ выполняется в виде двух таблиц, расположенных одна над другой.
Бланк должен включать в себя следующие данные:
- Таблица с полными банковскими реквизитами получателя.
- Далее в одну строчку располагается название составляемого документа, его порядковый номер и дата, взятая на момент выписки.
- Чуть ниже идут наименования получателя и отправителя, а также тех, кто ответственен за перемещение груза.
- Далее располагается таблица, которая должна включать в себя как минимум семь столбцов (номер по порядку, наименование товара, количество, единица измерения, цена и сумма). После нее внизу обязательно должны быть три строки (итого, НДС, всего с НДС). Оплату нужно производить именно по последней сумме. Чуть ниже она отдельно указывается прописью.
- Заканчивают бланк подписи руководителя, бухгалтера (главного или старшего) и ответственного лица.
Составление такого документа не должно вызывать никаких трудностей.
Счёт – один из самых важных документов, который подтверждает наличный и безналичный расчёт между двумя сторонами. В нём обязательно указываются реквизиты продавца либо того, кто произвёл работы.
Должны присутствовать и данные по банку, отвечающему за денежные переводы. И перечень товаров и услуг, подлежащих оплате.
В законодательстве нет правила, которое запрещало бы проводить сделки вообще без счёта. Обязанность по оформлению документа отсутствует, если в договоре между продавцом и покупателем нет строгого требования.
Покупатель переводит деньги на основании договорённости. Но есть и другие ситуации, когда счёт становится обязательным требованием.
К примеру, при передаче изначально неопределённой суммы от одной стороны второй. При оплате услуг по связи счёт выставляется обязательно. Ведь такие договоры относятся к документам, где отсутствует заранее прописанная сумма.
Создание двух экземпляров, выписка с использованием строго установленной формы – обязательное требование, в противном случае с покупателя не вычесть НДС только на основании данного документа.
Выставляются ли счета от физических лиц?
Обязанность по уплате НДС у физических лиц отсутствует. Потому и счёт выставлять они не могут. Но есть следующие способы для решения проблемы, если необходимость в оформлении бумаги всё-таки возникла:
- Составление договора на предоставление услуг с организацией, на основании которого и получается оплата.
- Оформление ИП/ЗАО/ООО.
Но при прямом выставлении счета от физических лиц – документ лишается юридической силы.
Об обязательных реквизитах
Из обязательных для документа сведений можно выделить:
- Номер счета, дата, когда он был выписан.
- Итоговая сумма по платежу, с обязательным выделением части НДС. Если, конечно, параметр присутствует в цене на товар.
- Услуги с товарами, которые пользователь приобретает.
- Реквизиты банковского типа.
- ФИО ИП.
Как правильно выставить счет на оплату?
Любая офисная программа подходит для того, чтобы создать счет. Существуют и онлайн-сервисы, позволяющие подготовить необходимую информацию в Интернете.
Для этого даже не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение.
Есть следующие правила оформления:
- Шапка – для размещения личной информации по организациям, индивидуальным предпринимателям.
- Далее переходят к банковским реквизитам как у продавцов, так и у покупателей.
- Присвоение порядкового номера стало обязательным требованием. Для ИП допустим учёт счетов в общей системе документооборота. А можно вести отдельный учёт, именно для счетов. Тогда им тоже присваивают специальные номера.
- Перечень по услугам и выполненным работам обычно имеет табличную форму. Обязательно указание на количество с НДС и величину стоимости. И то, какая сумма в итоге оплачивается.
- Допустимо наличие дополнительных сведений. Например, это касается конечного срока для оплаты. Или времени, за которое потребителю нужно отправить полный объём товара.
- Завершается всё подписью, печатью ИП. Они не нужны в случаях, когда счёт оформляется в электронном виде.
Выставление счёта от ИП: реквизиты и образец
В документе обязательно должны присутствовать сведения о:
- Номере счёта, дате его выписки.
- Итоговой сумме платежа с отдельно выделенным НДС, если он есть.
- Товарах или услугах, передаваемых покупателю.
- Банковских реквизитах.
- ФИО ИП.
Печать необязательна, она может присутствовать или отсутствовать.
Разрешается выписывать как электронные, так и бумажные счета. Номер счета указывается заново ежегодно, начиная с нового года. Использование специальных программ облегчает процесс.
Образец счёта на оплату вы можете скачать .
Правила для ООО
В данном случае счет содержит сведения по:
- Общей сумме к оплате прописью, с указанием на НДС.
- Товарам с услугами. Вместе с единицами измерений их количества, общей стоимостью.
- Платёжным реквизитам со стороны продавца, включающим корреспондентские и расчётные счета, наименование банка, ИНН с КПП, БИК.
- Номеру, дате выставления документа.
- Наименованию организации.
Подпись на документе ставят руководитель с главным бухгалтером. Желательно наличие фирменной печати.
Выставляем счет на английском языке
По-английски счёт-фактура обозначается как invoice. В России перевод у документов часто отсутствует.
Слово invoice – обязательный элемент бумаг.
В любом счёте-фактуре на английском языке пишут:
- Платёжные условия.
- Итоговую сумму.
- Номер доставки, другие сочетания цифр, облегчающие отслеживание заказа.
- Дату отсылки или приобретения услуг с товарами.
- Компанию с режимом налогообложения.
- Дату выписки документа.
- Контактные данных обеих сторон.
- Имя и контактные данных конкретного продавца.
- Собственный номер, исходящий и входящий.
Вывод
Оптимальное решение – создание стандартного шаблона счетов, с указанием НДС либо без них.
Допустимо наличие нескольких вариантов процедур выставления счета.
Например, когда каждый бланк заполняют заново. Или когда всё-таки создаётся стандартный шаблон для всех денежных операций, подходящих для оформления счета.
Это облегчит работу сотрудникам бухгалтерии. И сократит количество возможных ошибок. А ведь сами ошибки зачастую ведут к появлению серьёзных проблем.
Благодаря автоматизации можно быть уверенным в том, что деньги поступят на правильный счёт. И что они не пропадут в неизвестном направлении. Документация будет оформляться гораздо быстрее, грамотнее.
Чтобы научиться правильно выставлять счета на оплату, посмотрите это видео:
Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.
Назначение и содержание
Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:
- Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
- Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
- Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
- Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.
В счете указывается следующая информация:
- данные продавца;
- данные покупателя;
- перечень товаров или услуг;
- их количество;
- цена за единицу товара/услуги;
- итоговая сумма заказа;
- реквизиты р/с продавца.
Когда нужно выставлять
Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.
Счет выставляется и в таких ситуациях:
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.
Как правильно выписать
Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.
Реквизиты
Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:
Обязательный реквизит | Пример формулировки |
---|---|
Порядковый номер счета и дата его выставления | Счет на оплату №666 от 13.12.2020 г. |
Название фирмы продавца и покупателя с уточнением правовой формы |
|
Полный юридический адрес покупателя и продавца (для ИП тот адрес, по которому осуществляется деятельность) |
|
ИНН ИП и ИНН, КПП организации |
|
Банковские реквизиты | Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6575767, счет №4547738378, р/с №57585998686 |
Предмет сделки (полное наименование товара, услуги, актива) | Товар: Шпик свиной хребтовой |
Количество (для объектов, которые можно посчитать) | Кол-во: 40 кг |
Цена за единицу и сумма |
Цена: 200 рублей Сумма: 8000 рублей |
Общая сумма прописью | Всего наименований 1, на сумму восемь тысяч рублей 00 копеек |
Подписи | ИП подписывает бумагу лично, от организации требуется 2 подписи: руководителя, главного бухгалтера |
Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.
Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2020».
Правила оформления
Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.
Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2020 году:
- В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
- Затем переходят к банковским реквизитам.
- После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
- Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
- Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
- Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
- В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.
Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.
Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .
Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.
Как правильно отразить НДС
Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:
- Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
- Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.
Сроки оплаты
Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.
Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!
Пригодится тем, кто только начинает свою финансовую деятельность. Оплата счетов – неотъемлемая часть любых хозяйственных операций. Ответственное отношение в этому процессу формирует репутацию как покупателя, так и продавца.
Счет на оплату является основанием для перечисления заказчиком денежных средств (в том числе предоплаты) за предоставленные ему услуги, а также для отгрузки поставщиком каких-либо товаров. Этот документ имеет одинаковую ценность для обоих участников рыночных отношений. Покупатель с помощью счета на оплату может доказать перевод платежа, а продавец строит на основе счета учет товарно-материальных ценностей на складе и планирует следующие закупки.
Заполнение счета на оплату не регламентировано какой-либо специальной формой, и каждая организация может сформировать его самостоятельно для использования в своей финансовой деятельности. Главное – чтобы счет на оплату содержал необходимые для документального подтверждения хозяйственной операции реквизиты. К ним принято относить:
Номер документа и дату составления (указываются в заголовке счета);
платежные реквизиты продавца (получателя денежных средств);
реквизиты покупателя и грузоотправителя (должны быть указаны ИНН, полное или сокращенное наименование организации – по требованию Устава, почтовый адрес);
список товаров, подлежащих оплате (название, единица измерения, количество, цена за штуку, общая стоимость, в случае необходимости – НДС или другая налоговая информация).
При заполнении счета на оплату можно указать номер документа, на основании которого производится оплата (это могут быть договор, заказ или наряд). Иногда указывают обязанности сторон при совершении сделки, например, сроки оплаты, отгрузки, способ поставки.
При некоторых обстоятельствах организации могут использовать в качестве образца форму счета на оплату № 868.
Работа со счетом по форме № 868
При заполнении счета на оплату по этой форме желательно заполнять все строки, но если информации по ним нет, проставляют прочерки.
Форма счета на оплату № 868 предполагает наличие обязательных реквизитов.
Для поставщика это ИНН, полное или сокращенное (по Уставу) наименование предприятия, занимающегося продажей товарно-материальных ценностей. Указывается также его почтовый адрес, телефон/факс, банковские реквизиты (расчетный и корсчет, БИК банка и город, в котором он находится).
Если поставщик и грузоотправитель представлены одним и тем же юридическим лицом, то в строке указывают «Он же». Если это разные компании, пишут ИНН, полное или сокращенное название грузоотправителя и его полный почтовый адрес.
ИНН, название и почтовый адрес положено заполнять и в строке «Грузополучатель и его адрес».
Отметка об акцепте счета на оплату фиксируется записью «Акцептован».
Если плательщик и грузополучатель – одно юридическое лицо, то в строке записывают «Тот же, что и грузополучатель». Если это разные организации, то должен быть указан его ИНН, наименование, полный почтовый адрес, банковские реквизиты.
Строка «Сумма счета» заполняется частично, но может быть и совсем не заполнена. Общая сумма фиксируется в строке «Всего продажная».
Как видно из этих данных, заполнение счета на оплату упрощается, если поставщик и грузоотправитель являются одним юридическим лицом, или плательщик и грузополучатель представлены одной организацией.
Если есть необходимость, в специальном разделе счета на оплату определяют условия доставки. Должны быть указаны место назначения и отправления, дата и способ поставки груза (например, автотранспортом поставщика), вид упаковки груза (например, контейнер), число мест (например, количество коробок в партии), номер накладной или квитанции (по которой отгружается товар), вес отправленной партии.
Счет на оплату имеют право подписывать руководитель, главбух или другое должностное лицо, имеющее доверенность или зафиксированное приказом.
Оплата счетов производится после согласования по сумме, дате и условиям поставки. Образец заполнения счета на оплату пригодится вам при осуществлении платежных операций, пока вы не разработали собственную форму этого документа.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Счет на оплату - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и суммы платежа за определённые товары (работы, услуги), перечисленные в счете. Счета для предварительной оплаты могут оформляться по типовой форме № 868.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Вы можете выставить счет на оплату онлайн и заполнять другие бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!
Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
- Печать документов с изображением подписи и печати
- Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
- Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылка документов по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Бесплатная программа управление торговлей позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.
Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!
Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру